हाल ही में, एजाइल एंड एक्टिविटी बेस्ड वर्किंग की अवधारणाएं अधिक से अधिक लोकप्रियता प्राप्त कर रही हैं, और कई कंपनियां पहले से ही उन्हें अपने कार्यालय में लागू करने की संभावना पर विचार कर रही हैं, लेकिन कुछ कठिनाइयों का सामना कर रही हैं। प्रबंधन अक्सर ऐसे बदलाव करने में असमर्थ होता है, जो कर्मचारी असंतोष का सामना करने और उनकी उत्पादकता में कमी का डर होता है।
हॉवर्थ बिजनेस इंटिरियर्स के निदेशक डेनिस चेरनिचिन ने हमें इस बारे में बताया कि ऑफिस इंटीरियर की अवधारणा में बदलाव कंपनी के काम को नकारात्मक रूप से प्रभावित क्यों कर सकता है और अंतरिक्ष को कुशलता से यथासंभव व्यवस्थित करने के लिए क्या ध्यान रखना चाहिए।
एजाइल और एक्टिविटी बेस्ड वर्किंग जैसी परियोजनाओं को लागू करने में मुख्य कठिनाइयाँ क्या हैं?
- इन अवधारणाओं के अनुसार लागू किए गए कार्यालय, सबसे पहले, कई अलग-अलग कार्यात्मक क्षेत्रों की उपस्थिति को निर्धारित करते हैं जो एक कर्मचारी अपने विवेक पर चुन सकता है, जो विशिष्ट कार्य और गतिविधि के प्रकार पर निर्भर करता है। यह विविधता कार्यालय की योजना बनाते समय ऐसी स्वतंत्रता प्रदान करती है कि इसके लिए जिम्मेदार लोगों को कभी-कभी यह नहीं पता होता है कि कहां से शुरू करना है, क्या ध्यान केंद्रित करना है, या महत्वपूर्ण परिवर्तनों पर बिल्कुल भी निर्णय नहीं करना है, और यदि वे करते हैं, तो वे स्पष्ट रूप से तैयार नहीं कर सकते हैं कार्य और आर्किटेक्ट को समझाएं कि किस परिणाम को प्राप्त करने की आवश्यकता है। आमतौर पर सूत्र ठोस और तथ्यों के बजाय भावनाओं और प्रवृत्तियों पर आधारित होते हैं। ये इच्छाएं एक सार्थक, संरचित, उच्च-गुणवत्ता वाले तकनीकी असाइनमेंट से बहुत दूर हैं, जो आज एक कुशल कंपनी के लिए और एक विशेष कंपनी के लिए तीन से पांच साल की दूरी पर आवश्यकताओं को दर्शाता है। परिणाम ग्राहक की अपेक्षाओं के अनुपयुक्त हो सकता है।
अक्सर, कंपनियां, यह समझ नहीं पाती हैं कि वे वास्तव में क्या प्राप्त करना चाहते हैं, मौजूदा कार्यालयों के विचारों को अपनी जरूरतों के अनुकूल होने के बिना और उन्हें पूरी तरह से अलग स्थान पर लागू करना शुरू करें, विभिन्न परिस्थितियों में, अन्य टीमों में जो मौलिक रूप से इस तरह के स्वीकार करने के लिए तैयार नहीं हैं। अवधारणाओं। नतीजतन, यह उत्पादकता में उल्लेखनीय कमी की ओर जाता है।
इस तथ्य के बावजूद कि ये कठिनाइयां चंचलता और गतिविधि आधारित कार्य की अवधारणाओं के संक्रमण में अधिक अंतर्निहित हैं, वे किसी भी स्थान के निर्माण में उत्पन्न हो सकते हैं। बेशक, एक मानक "ओपन स्पेस" कार्यालय बनाना आसान है, जहां एक ही प्रकार के समाधानों का अक्सर उपयोग किया जाता है, लेकिन ऐसे मामलों में भी प्रभावी स्थान के लिए आवश्यकताओं को तैयार करने में कठिनाइयां उत्पन्न होती हैं।
आप प्रभावी कार्यालय स्थान को कैसे परिभाषित करते हैं?
- यह एक ऐसा स्थान है जो लोगों को एक साथ लाता है और जहां वे सबसे अधिक उत्पादक और कुशल हैं। यह वह वातावरण है जिसके भीतर काम करने वाली टीमें या व्यक्तिगत विशेषज्ञ अपनी क्षमता को अधिकतम कर सकते हैं, जब आसपास की जगह उन्हें बाधा नहीं देती है, लेकिन मदद करती है। और चूंकि प्रत्येक टीम और प्रत्येक विशेषज्ञ की व्यक्तिगत विशेषताएं हैं, प्रत्येक व्यक्तिगत संगठन के लिए प्रभावी स्थान अद्वितीय है। कोई एकल परिदृश्य या सही उत्तर नहीं है, क्योंकि बहुत कुछ कंपनी के लक्ष्यों पर निर्भर करता है। कुछ के लिए, इस समय, लागत को कम करना, प्रति व्यक्ति वर्ग मीटर कम करना, दूसरों के लिए - एक नया उत्पाद बनाना या बाजार में एक नई तकनीक लाना है, किसी के लिए - ग्राहक संतुष्टि और सेवा की गुणवत्ता बढ़ाने के लिए। कभी-कभी ये कार्य संघर्ष में होते हैं। इसलिए, प्रत्येक कंपनी को यह निर्धारित करना चाहिए कि उसके लक्ष्य क्या हैं, सफलता के मानदंड और इसे कैसे प्राप्त करें, और इन कार्यों को पूरा करने में अंतरिक्ष कैसे मदद कर सकता है।
मैं एक बहुत महत्वपूर्ण पैरामीटर - संगठनात्मक संस्कृति की पहचान करके शुरू करने का सुझाव दूंगा। यह वह है जो कंपनियों को एक दूसरे से अलग करता है। यह एक अत्यंत महत्वपूर्ण विशेषता है जिसे अक्सर हमारे बाजार में कम करके आंका जाता है, हालांकि दुनिया में इसके महत्व को लंबे समय से मान्यता प्राप्त है। आपकी कंपनी की संस्कृति को जानने और समझने से यह निर्धारित करना आसान हो जाता है कि उसे किस स्थान की आवश्यकता है।
संस्कृति अंतरिक्ष से कैसे संबंधित हो सकती है?
- संस्कृति प्रबंधन, व्यावसायिक प्रक्रियाओं, निर्मित उत्पादों, कर्मचारी आकर्षण और प्रतिधारण, निर्णय लेने की प्रणाली, प्रतिष्ठा और बहुत कुछ सहित संगठन की गतिविधियों के सभी पहलुओं को अक्षरशः प्रभावित करती है। यह सुरक्षा, कंपनी के प्रति प्रतिबद्धता और कर्मचारी की संतुष्टि और उत्पादकता को प्रभावित करता है। इसलिए, इसे अक्सर संगठन के पूर्ण-विकसित और बहुत महत्वपूर्ण संपत्ति के रूप में देखा जाता है।
आमतौर पर किसी कंपनी में संस्कृति औपचारिक चीजों से जुड़ी होती है, जैसे कि कॉर्पोरेट मूल्य, कार्य मानक, आचार संहिता - तथाकथित दृश्य कारक। लेकिन ऐसे अदृश्य कारक भी हैं जो लोगों के अनिर्दिष्ट नियमों और आदतों को निर्धारित करते हैं। इस क्षेत्र में, कार्यक्षेत्र भी महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है, जिसमें वास्तुकला, अंदरूनी और फर्नीचर समाधान शामिल हैं। यही है, कार्यक्षेत्र संगठनात्मक संस्कृति का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है और इसके अनुरूप होना चाहिए। यह एक और सेट से ली गई पहेली का एक टुकड़ा जैसा है - यह न केवल पड़ोसी तत्वों को फिट करेगा, बल्कि यह पूरी तस्वीर को पूरी तरह से बर्बाद कर देगा। यह अंतरिक्ष के साथ भी ऐसा ही है। कई मायनों में, यह एक कर्मचारी के काम करने के तरीके को आकार देता है, इसलिए यदि अंतरिक्ष वर्तमान संस्कृति में फिट नहीं होता है, तो लोग कंपनी के मूल्यों के खिलाफ काम करेंगे।
यह पता चला है कि यदि आप एक कर्मचारी को दूसरे कार्यालय में स्थानांतरित करते हैं जो कि पिछले एक से अलग है, तो वह अलग तरीके से काम करेगा?
- निश्चित रूप से। बेशक, यह परिवर्तन हमेशा आकर्षक नहीं होगा, लेकिन मुद्दा यह है कि अंतरिक्ष का प्रकार, इसमें उपलब्ध फ़ंक्शन और सामान्य रूप से संगठनात्मक संस्कृति यह निर्धारित करती है कि कोई व्यक्ति कैसे काम करता है, सहकर्मियों के साथ बातचीत करता है और निर्णय लेता है। आखिरकार, भले ही हम आमतौर पर इसके बारे में नहीं सोचते हैं, हमारे व्यवहार पर संस्कृति का प्रभाव वास्तव में बहुत अच्छा है। यह जगह बदलने के लायक है, और हम पहले से ही अनजाने में अलग तरह से व्यवहार करते हैं।
मुझे विंस्टन चर्चिल का यह कहना पसंद है: "पहले हम अपनी इमारतों के आकार को परिभाषित करते हैं, और फिर हमारी इमारतें हमारे व्यवहार के आकार को निर्धारित करती हैं।" और वास्तव में यह है। उदाहरण के लिए, तुलना के लिए, कार्यालय के बाहर के लोगों का व्यवहार - एक महंगे रेस्तरां में और एक नियमित पब में। पहले मामले में, हम स्तर से मेल खाने की कोशिश करते हैं - पोशाक की एक औपचारिक शैली, एक शांत स्वर, अक्सर बौद्धिक विषयों पर बातचीत। लेकिन कल्पना करें कि हम एक पब में हैं - हमारा व्यवहार अधिक स्वतंत्र और अनौपचारिक होगा। कार्यालयों में भी ऐसा ही होता है - अंतरिक्ष कर्मचारियों के व्यवहार और कार्य शैली को सीधे प्रभावित करता है।
क्या होगा यदि कर्मचारी उस स्थान को पसंद नहीं करते हैं जिसमें वे काम करते हैं? इससे उन पर क्या असर पड़ेगा?
- यह एक अत्यंत महत्वपूर्ण प्रश्न है। कार्यालय अंतरिक्ष के साथ कर्मचारी असंतोष, जहां, उदाहरण के लिए, एक विशिष्ट कार्य के लिए उपयुक्त एक आरामदायक कार्यात्मक क्षेत्र खोजना असंभव है, या कई कष्टप्रद विक्षेप हैं, एक महत्वपूर्ण नकारात्मक प्रभाव पैदा करता है। लेकिन, दुर्भाग्य से, कर्मचारी अपने दम पर मौजूदा स्थान को नहीं बदल सकते। इस तरह का अधिकार कार्यालय के इंटीरियर के निर्माण के लिए जिम्मेदार पेशेवरों के कंधों पर पड़ता है, जिन्हें सबसे आरामदायक वातावरण बनाने के लिए संगठन की सांस्कृतिक विशेषताओं को ध्यान में रखना चाहिए। इसके अलावा, एक संगठन के भीतर विभागों की विभिन्न प्रकार की गतिविधियों के कारण, तथाकथित उप-संस्कृतियां हैं, जिन्हें डिजाइन करने के बाद भी ध्यान में रखा जाना चाहिए।
हम सभी जानते हैं कि विभिन्न देशों और शहरों की वास्तुकला एक दूसरे से अलग है, सांस्कृतिक विशेषताओं को दर्शाती है और एक अद्वितीय वातावरण बनाती है।कार्यालय में, सब कुछ समान है - कार्यालय अंतरिक्ष के डिजाइन और वास्तुकला को संगठन और उसके डिवीजनों की व्यक्तित्व को प्रतिबिंबित करना चाहिए।
आप अपनी संगठनात्मक संस्कृति को कैसे परिभाषित कर सकते हैं और यह समझ सकते हैं कि कौन सा स्थान सबसे अच्छा है?
- यह वास्तव में काफी सरल है। यूनिवर्सिटी ऑफ़ मिशिगन के प्रोफेसरों कैमरन और क्विन के 25 वर्षों के शोध पर आधारित एक वर्गीकरण है, जिसे "प्रतिस्पर्धी मूल्य।" वैज्ञानिकों ने कंपनियों में चार प्रमुख मूल्यों की पहचान की है: सहयोग, प्रतिद्वंद्विता, निर्माण और नियंत्रण। प्रत्येक मान कार्यक्षेत्र की ऐसी विशेषताओं के साथ जुड़ा हुआ है जो उसके समर्थन को अधिकतम करता है। वैसे, इस मॉडल को कई विशेषज्ञों द्वारा बहुत प्रभावी के रूप में मान्यता दी गई थी और फाइनेंशियल टाइम्स रेटिंग के अनुसार इतिहास में शीर्ष 50 सर्वश्रेष्ठ व्यापार उपकरण में प्रवेश किया।
उदाहरण के लिए, आइए उन कंपनियों पर नज़र डालें जहाँ नियंत्रण मूल्य हावी है। इन संगठनों के लिए, कुंजी काम "सही" करना है। वे एक स्पष्ट संगठनात्मक संरचना, पदानुक्रम, सख्त नियंत्रण, प्रोटोकॉल और प्रक्रियाओं की एक बहुतायत और औपचारिक कर्मचारी बातचीत की विशेषता है। अक्सर ये बड़े नौकरशाही निगमों और सरकारी एजेंसियों के साथ-साथ वित्तीय और कानूनी विभाग होते हैं। इस मामले में अंतरिक्ष को कार्यस्थलों की एक व्यवस्थित, समझने योग्य व्यवस्था, पदानुक्रम और स्थिति को बनाए रखना चाहिए, उच्च विभाजन और विशेष रूप से बातचीत के लिए विशेष रूप से नामित क्षेत्रों से लैस होना चाहिए, बल्कि अलग बैठक कक्ष। कार्यस्थलों को आमतौर पर अलग-थलग किया जाता है, सख्ती से विभागों में बॉस के निकट निकटता में विभाजित किया जाता है, आंतरिक में अक्सर रूढ़िवादी रंगों का उपयोग किया जाता है।
तुलना के लिए, आइए "क्रिएशन" के विपरीत मूल्य लें। इस मूल्य के वर्चस्व वाली कंपनियों को पहले एक उत्पाद या सेवा बनाने की इच्छा की विशेषता होती है, वे नवाचार पर ध्यान केंद्रित करते हैं, नए विचारों पर, नए विकास के माध्यम से एक नेता बनने की इच्छा पर और तेजी से बाजार के लिए जारी करते हैं। एक अनूठा प्रस्ताव। यह प्रकार अक्सर आईटी कंपनियों के साथ-साथ रचनात्मक विपणन एजेंसियों से जुड़ा होता है, लेकिन वास्तव में, लगभग किसी भी कंपनी जो अपना उत्पाद बनाती है, उसका यह मूल्य होता है, खासकर अगर यह अपने उद्योग में अग्रणी स्थिति में है। ऐसी कंपनियों के लिए, समूह चर्चा, मंथन, बैठकें आयोजित करने में सक्षम होना बेहद महत्वपूर्ण है, अनौपचारिक रूप से किसी भी समय अपने सहयोगियों के साथ अपने विचारों को साझा करें। इसलिए, इस प्रकार के संगठन के लिए व्यक्तिगत केंद्रित काम के लिए कई अलग-अलग स्थानों की आवश्यकता होती है, साथ ही सामूहिक बातचीत और सहज बैठकों, सूचना के दृश्य प्रदर्शन के लिए बड़ी सतह, एक अच्छे परिप्रेक्ष्य के साथ अधिक विशाल स्थान, क्योंकि यह कल्पना को बढ़ावा देता है, अधिक जटिल और कार्बनिक लेआउट, डिजाइन और पुनरावृत्ति में एकरूपता की कमी, आंतरिक समाधानों को प्रेरित करना, कम प्रतिबंध और अधिक स्वतंत्रता, और अच्छी ध्वनिकी के साथ रचनात्मकता के लिए कई अलग-अलग क्षेत्र, क्योंकि रचनात्मक प्रक्रिया बहुत आसानी से नष्ट हो जाती है।
लेकिन याद रखने वाली सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि हर कंपनी हमेशा सभी चार मूल्यों को जोड़ती है। एक नियम के रूप में, उनमें से दो हावी हैं, लेकिन, किसी भी मामले में, प्रत्येक कंपनी की संगठनात्मक संस्कृति इन सभी मूल्यों का एक अनूठा संयोजन है, जो निश्चित अनुपात में मौजूद हैं। इसलिए, आप एक ही संस्कृति के साथ कंपनियों को खोजने में सक्षम नहीं होंगे। अपनी स्वयं की संगठनात्मक संस्कृति को जानना, प्रमुख मूल्यों के संतुलन को समझना, आप एक स्पष्ट विचार प्राप्त कर सकते हैं कि प्रत्येक विशिष्ट विभाग और कंपनी के लिए समग्र रूप से किस स्थान की आवश्यकता है।
आप वास्तव में किसी कंपनी में संस्कृति की पहचान कैसे कर सकते हैं?
- कंपनी और उसके डिवीजनों की संगठनात्मक संस्कृति के स्पष्ट निदान के लिए एक व्यापक वैज्ञानिक दृष्टिकोण की आवश्यकता है। हम इस तरह के शोध को करने के लिए HAWORTH में अपनी स्वयं की पेटेंट कल्चरलेंस ™ कार्यप्रणाली रखते हैं।कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के लिए धन्यवाद, सभी कर्मचारी इस अध्ययन में भाग ले सकते हैं, वर्तमान संगठनात्मक संस्कृति का विश्लेषण करने के लिए दूर से सवालों का जवाब दे सकते हैं। शीर्ष प्रबंधक अतिरिक्त प्रश्नों का उत्तर देते हैं जो 2-3 साल में अपनी कंपनी में पसंदीदा संगठनात्मक संस्कृति को निर्धारित करने में मदद करते हैं। सभी प्रतिक्रियाओं को एक कंप्यूटर द्वारा संसाधित किया जाता है, जिससे कार्यालय अंतरिक्ष विशेषज्ञों और रणनीतिकारों को ग्राहक के लिए व्यक्तिगत निष्कर्ष और सिफारिशें मिल सकती हैं। उदाहरण के लिए, वर्तमान और पसंदीदा संस्कृतियों की तुलना आपको यह समझने में मदद कर सकती है कि कर्मचारियों से अस्वीकृति और प्रतिरोध के कारण वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए किस दिशा में आगे बढ़ना है और किस स्थान पर बदलाव की आवश्यकता है।
क्या मैं सही ढंग से समझता हूं कि संगठनात्मक संस्कृति के अध्ययन के परिणाम कार्यालय के डिजाइन के लिए संदर्भ की शर्तों का आधार बनाते हैं? क्या ग्राहकों को कुछ और प्रदान करने की आवश्यकता है?
- हां, अध्ययन का परिणाम एक विस्तृत रिपोर्ट है, जो एक डिजाइन संक्षिप्त है, एक भविष्य के कार्यालय के निर्माण के लिए संदर्भ की एक विस्तृत शर्तें स्थानिक समाधान के उदाहरणों के साथ जो अध्ययन किए गए कंपनी की पसंदीदा संगठनात्मक संस्कृति का समर्थन करेगी। लेकिन मैंने केवल एक टूल के बारे में बात की, जो एक मौलिक एक है। संगठनात्मक संस्कृति के अलावा, संगठन की अन्य व्यक्तिगत विशेषताओं को समझना महत्वपूर्ण है - मौजूदा कार्य शैलियों, विभागों और कर्मचारियों के बीच बातचीत के प्रकार, कार्यस्थलों और सामान्य स्थानों के उपयोग पर आँकड़े, वर्तमान कार्यक्षेत्र के साथ व्यक्तिगत संतुष्टि, आदि। इन सभी विशेषताओं की पहचान करने में कंपनियों की मदद करने के लिए अतिरिक्त शोध है।
अंत में, मैं एक बार फिर इस बात पर जोर देना चाहूंगा कि प्रत्येक कंपनी, जब एक नया कार्यालय डिजाइन कर रही हो या किसी मौजूदा कार्यालय में नवीनीकरण कर रही हो, तो उसे स्वयं और उसकी आवश्यकताओं का सावधानीपूर्वक विश्लेषण करना चाहिए। यह संभव है कि इस संगठन को एजाइल या गतिविधि आधारित कामकाज पर स्विच करने की आवश्यकता नहीं है। किसी को भी फैशन का अनुसरण करने या ट्रेंडी होने का काम नहीं दिया जाता है, हमारी जिम्मेदारी सही स्थान बनाना है जो उत्पादकता, संतुष्टि और कर्मचारी प्रतिबद्धता को बढ़ाता है। आखिरकार, लोग किसी भी कंपनी की मुख्य संपत्ति हैं।
