पिछले एक दशक में, आधुनिक कार्यालयों में खुले स्थानों का प्रभुत्व अधिक स्पष्ट हो गया है, अन्य प्रकार के अंतरिक्ष संगठन को विस्थापित कर रहे हैं। जबकि खुली जगह कर्मचारी की बातचीत में सुधार करती है और अचल संपत्ति की लागत को कम करती है, यह काम पर ध्यान केंद्रित करने और ध्यान केंद्रित करने के लिए भी कठिन बनाता है, जो उत्पादकता को नकारात्मक रूप से प्रभावित करता है और अंततः लाभों से आगे निकल सकता है।
बेशक, वस्तुतः किसी भी कार्यालय में खुले संचार क्षेत्र होने चाहिए जो कर्मचारी इंटरैक्शन की आवृत्ति और दक्षता बढ़ाते हैं और नवाचार की संभावना बढ़ाते हैं। हालांकि, ऐसे क्षेत्र खुले स्थानों में दृश्य और शोर हस्तक्षेप पैदा करते हैं जो एकाग्रता में बाधा डालते हैं, और जिस काम के लिए एकाग्रता की आवश्यकता होती है वह टीमवर्क जितना ही महत्वपूर्ण है। इसलिए, यह पता लगाने के लायक है कि क्या वास्तव में एकाग्रता को प्रभावित करता है, आप इसे खोने से कैसे बचा सकते हैं, और यह भी ध्यान केंद्रित करने के लिए क्षेत्रों के साथ खुले क्षेत्रों को सक्षम रूप से कैसे संयोजित करें।
सभी लोग खुले स्थान में शोर और एकाग्रता की हानि के बारे में जानते हैं, लेकिन, दुर्भाग्य से, कुछ इस मुद्दे से गंभीर रूप से चिंतित हैं। शायद इसलिए कि ध्वनि को देखा नहीं जा सकता, हम इसके महत्व को कम आंकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि कार्यालय में कोई रिसाव हुआ, तो वह बहुत गंभीर नहीं है, जिम्मेदार कर्मचारी तुरंत इसे ठीक करना शुरू कर देंगे। ध्वनि "लीक" कार्यालय के काम के लिए हानिकारक के रूप में हो सकती है, लेकिन किसी कारण से हम गीले कालीन के विपरीत इस समस्या को आसानी से अनदेखा कर देते हैं।
हावर्थ रिसर्च सेंटर के अनुसार, कार्यालय में ध्यान भंग होने के कारण कर्मचारी औसतन अपने काम के समय का 28% खो देते हैं। परिणामस्वरूप, उन्हें उन सभी कार्यों को पूरा करने के लिए अपना कार्यदिवस जल्दी शुरू करना या देर से रुकना पड़ता है, जिनमें मौन और एकाग्रता की आवश्यकता होती है। यह समस्या नई से बहुत दूर है। कार्यालय के कर्मचारियों को अक्सर पीछे हटने और ध्यान केंद्रित करने के लिए स्थानों की आवश्यकता होती है, और दुर्भाग्य से, यह कारक खुले कार्यक्षेत्रों में कम से कम लिया जाता है। अध्ययन के आंकड़ों के अनुसार, सभी कर्मचारियों में से आधे से अधिक का मानना है कि उनके कार्यालय में ध्यान केंद्रित करना मुश्किल है, यही कारण है कि वे बहुत समय बर्बाद करते हैं।
दृश्य अव्यवस्था और ध्वनि प्रदूषण के अलावा, कर्मचारियों को खुले-योजना कार्यालयों में सामना करना पड़ता है, वे ईमेल, भिनभिनाए स्मार्टफोन और पॉप-अप संदेशों जैसे विकर्षण के साथ बमबारी करते हैं। निरंतर मोबाइल और इंटरनेट संचार से उन्हें अधिक जानकारी "लकवा" होती है, जिससे उनके काम और गैर-मानक समस्या समाधान पर ध्यान केंद्रित करने में कम समय लगता है। मानव मस्तिष्क उसी तरह से काम करता है जैसे कि एक हजार साल पहले किया था, लेकिन अब हमारे पास ये सभी प्रौद्योगिकियां हैं, और हमारे जीव विज्ञान ने उनके विकास के साथ तालमेल नहीं रखा है। सूचना अधिभार जल्दी से मानव पूंजी बाजार में एक प्रमुख नकारात्मक प्रवृत्ति बन गई।
एकाग्रता में कमी
एक कार्य पर काम करते समय, एक व्यक्ति इस तरह से ध्यान केंद्रित कर सकता है कि वह केवल उस जानकारी को महसूस करेगा जिसे वह महत्वपूर्ण मानता है, बाकी सब चीजों को अनदेखा करता है। यह मानव मस्तिष्क की एक अद्भुत क्षमता है। हालाँकि, जब कई विकर्षण उत्पन्न होते हैं, तो ध्यान अक्सर कार्य से कम महत्वपूर्ण पर स्थानांतरित हो जाता है।
यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि ध्यान भंग को दो प्रकारों में विभाजित किया जा सकता है: आंतरिक और बाहरी। और अध्ययन के अनुसार, कर्मचारियों को रिफ़ोकस करने और बाहरी विकर्षणों से बाधित काम पर लौटने में औसतन 23 मिनट लगते हैं।दिलचस्प बात यह है कि ऐसा करने में, वे कम से कम दो अन्य कार्यों पर ध्यान केंद्रित करते हैं जो वे पहले कर रहे थे।
आंतरिक कारक हैं, एक नियम के रूप में, व्यक्तिगत विचार या अनुभव जो सीधे काम से संबंधित नहीं हैं, उदाहरण के लिए, दोपहर के भोजन के लिए क्या खाना चाहिए या शाम के लिए क्या चीजें छोड़ दी जाती हैं। काम पर वापस लौटना, आंतरिक कारकों से विचलित, जैसा कि यह निकला, कुछ हद तक अधिक कठिन है, और इसमें लगभग 30-35 मिनट लगते हैं। इस प्रकार, हम अपने स्वयं के विचलित करने वाले विचारों को नियंत्रित करने के लिए काफी संज्ञानात्मक प्रयास करते हैं। इसलिए, बाहरी कारकों के प्रभाव को कम करना इतना महत्वपूर्ण है - आखिरकार, बाहरी कारकों से निपटने के लिए जितना अधिक प्रयास करने की आवश्यकता होती है, उतना ही अक्सर एक व्यक्ति विचलित हो जाएगा और अधिक समय बर्बाद हो जाएगा।
अधिक मल्टीटास्किंग, दक्षता कम
मानव मस्तिष्क एक कंप्यूटर की तरह ही सूचना को संसाधित करने में सक्षम नहीं है, जो एक ही समय में कई प्रक्रियाएं कर सकता है। लोग क्रियाओं के क्रम में अधिक होते हैं। जब हम दो या दो से अधिक कार्यों को पूरा करने की कोशिश करते हैं, तो हम अक्सर महसूस करते हैं कि जैसे हम एक ही बार में कर रहे हैं। वास्तव में, कार्यों के बीच स्विच करना, हम बहुत समय बर्बाद करते हैं, और जितना अधिक समय पूरा होता है, हम उतनी ही एकाग्रता खो देते हैं और उतनी ही अधिक गलतियाँ करते हैं। कई लोग मल्टीटास्किंग को विचलित करने के एक और रूप के रूप में भी संदर्भित करते हैं, क्योंकि कई कार्य उनके बीच ध्यान आकर्षित करते हैं।
उदाहरण के लिए, हमारे पास एक गिलास पानी से कई गिलास भरने का काम है। हम उन्हें एक ही समय में नहीं भर सकते हैं, इसलिए हम या तो उन्हें एक बार में पूरी तरह से भर देते हैं, या थोड़ा-थोड़ा करके, खाली चश्मे को बार-बार वापस करते हैं। पहले मामले में, जाहिर है, हम तेजी से और अधिक कुशलता से सामना करेंगे, जबकि दूसरे मामले में, प्रक्रिया में अधिक समय लगेगा, जबकि हम चश्मे के ऊपर अधिक पानी डाल सकते हैं। और अधिक चश्मा, इस प्रक्रिया में जितना अधिक समय लगेगा, और जितना अधिक पानी हम बहाएंगे।
मल्टीटास्किंग करते समय प्रौद्योगिकी विशेष रूप से चुनौतीपूर्ण हो सकती है, क्योंकि सभी विकर्षणों के साथ हम खुद को विचलित होने के लिए तैयार करने की स्थिति में होते हैं, और ज्यादातर लोग मल्टीटास्किंग को अच्छी तरह से संभाल नहीं पाते हैं। इसलिए, एक गतिविधि पर ध्यान केंद्रित करके, हम अधिक उत्पादक रूप से काम करते हैं। विशेष रूप से "प्रवाह" राज्य में।
धारा में उतरो
प्रवाह मनोविज्ञान में एक अवधारणा है जिसे 1970 के दशक में हंगरी के मनोवैज्ञानिक मिहाई सेसिकज़ेंटमिहाली द्वारा विकसित किया गया था। यह शब्द एक मानसिक स्थिति को संदर्भित करता है जिसमें एक व्यक्ति एक निश्चित गतिविधि में पूरी तरह से शामिल होता है, प्रेरित होता है, ऊर्जा से भरा होता है और अक्सर समय का ट्रैक खो देता है। इस तरह वह न केवल अधिक रचनात्मक रूप से काम करता है, बल्कि रचनात्मक रूप से भी अधिक काम करता है।
बाहरी विक्षेप ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, लेकिन "प्रवाह" स्थिति में उन पर बहुत कम या कोई प्रभाव नहीं पड़ता है। उदाहरण के लिए, कार्यालय में संगीत को एक के द्वारा एक व्याकुलता के रूप में माना जा सकता है और दूसरे द्वारा लगभग किसी का ध्यान नहीं दिया जा सकता है, हालांकि दोनों एक ही कार्य पर केंद्रित हैं। इसका मतलब यह हो सकता है कि दूसरे ने पहले ही "प्रवाह" की स्थिति में प्रवेश किया है, जबकि दूसरा केवल इसे करने की कोशिश कर रहा है, लेकिन बाहरी कारक इसके साथ हस्तक्षेप करते हैं।
दूसरी ओर, बाहरी उत्तेजनाओं में विक्षेप नहीं होता है, लेकिन, इसके विपरीत, काम पाने के लिए उपयोगी हो सकता है। कभी-कभी बाहरी स्थिति और पर्यावरण को समझना और उसका मूल्यांकन करना आवश्यक होता है। यह स्थितिजन्य जागरूकता कुछ गतिविधियों के लिए उपयोगी हो सकती है। उदाहरण के लिए, वाहन चलाते समय, एक व्यक्ति केंद्रित है, जबकि उसे विभिन्न स्थितिजन्य कारकों का मूल्यांकन करने की आवश्यकता है: सड़क, ट्रैफिक लाइट, अन्य सड़क उपयोगकर्ता।
उत्पादक कार्यालय के काम के लिए स्थितिजन्य जागरूकता और "प्रवाह" स्थिति में प्रवेश की आवश्यकता होती है। दुर्भाग्य से, एक ही समय में दोनों राज्यों में होना असंभव है, इसलिए, वर्तमान कार्यों, परिस्थितियों और आंतरिक और बाहरी कारकों को ध्यान में रखते हुए, कर्मचारियों को उनके बीच स्विच करना होगा। और ऑफिस स्पेस को इनमें से प्रत्येक राज्य में काम का समर्थन करना चाहिए।
एकाग्रता कार्यक्षेत्र डिजाइन
व्यवधान दूर नहीं होगा, लेकिन कार्यालय की जगह "बह" राज्य को प्राप्त करने के लिए नए अवरोध पैदा करने के बजाय काम को केंद्रित रखना चाहिए।
कार्य के आधार पर कर्मचारियों की काम की ज़रूरतें पूरे दिन बदलती रहती हैं। उदाहरण के लिए, आपको पहले अपने मेल को सॉर्ट करने, कई कॉल करने, फिर मीटिंग के लिए तैयार होने, सहकर्मियों के साथ कार्यों पर चर्चा करने और फिर एक व्यावसायिक प्रस्ताव तैयार करने की आवश्यकता है। केवल डिजाइन के लिए एक एकीकृत दृष्टिकोण के साथ आप एक स्थान बना सकते हैं जो सभी सूचीबद्ध गतिविधियों के लिए उपयुक्त है।
कार्यालय अंतरिक्ष के आयोजन के लिए यह समग्र दृष्टिकोण पांच सिद्धांतों को शामिल करता है: विविधता, विकल्प, नियंत्रण, मान्यता और पुनःपूर्ति।
विविधता। खुले और निजी क्षेत्रों के बीच चयन न करें, आपको दोनों के साथ कर्मचारियों को प्रदान करने की आवश्यकता है, और उन्हें प्रत्येक कार्य के लिए उपयुक्त स्थान चुनने का अवसर भी दें। किसी भी क्षेत्र में एकाग्रता की आवश्यकता वाले कार्य किए जा सकते हैं: किसी व्यक्ति को कार्यालय की आवाज़ की खुली जगह में अधिक आरामदायक होता है, जबकि किसी को एकांत स्थान पर पूर्ण मौन की आवश्यकता होती है। मुख्य बात यह है कि कार्यालय में दोनों प्रकार के स्थान प्रस्तुत किए जाते हैं।
पसंद। अपने कर्मचारियों पर भरोसा करें कि वे अपना काम कहां, कैसे, और कब चुनेंगे। और वे स्वयं उन स्थितियों को खोजने में सक्षम होंगे जिनमें वे सबसे अधिक उत्पादक होंगे।
नियंत्रण। कर्मचारियों को उनके कार्यस्थल का नियंत्रण दें। यदि आप उनके लिए सब कुछ तय करते हैं, तो उनकी वरीयताओं के साथ गलत होने की उच्च संभावना है। उदाहरण के लिए, कर्मचारियों के बीच शोर के हस्तक्षेप को खत्म करने और उन्हें सामान्य क्षेत्रों से अलग करने का निर्णय लेने से, कंपनियां सहयोगियों की बातचीत को काफी कम कर सकती हैं। इसके बजाय, कर्मचारियों को अपने कार्यस्थल की गोपनीयता को विनियमित करने की क्षमता, सहकर्मियों के साथ बातचीत की आवृत्ति, साथ ही सामान का सेट, प्रकाश का स्तर, तापमान, आदि दें। यह अहसास कि वे अपने कार्यक्षेत्र को नियंत्रित कर सकते हैं, विक्षेपों के कुछ नकारात्मक प्रभावों की भरपाई कर सकते हैं।
मान्यता है। बिंदु A से बिंदु B पर जाना, फिर बिंदु C से आसान होना चाहिए। स्पष्ट और सरल लेआउट लोगों को जल्दी से अंतरिक्ष में नेविगेट करने और अजीब परिस्थितियों और व्यर्थ समय से बचने की अनुमति देते हैं। वास्तव में समझने योग्य लेआउट एक कर्मचारी को कार्यालय के नक्शे की मानसिक रूप से कल्पना करने की अनुमति देता है, इसमें सहयोगियों को ढूंढें और प्रत्येक ज़ोन के उद्देश्य को सहजता से समझें। जब आप कार्यात्मक क्षेत्रों को स्पष्ट रूप से चित्रित करते हैं, तो आप अनावश्यक विचारों वाले कर्मचारियों की संज्ञानात्मक प्रक्रियाओं को अधिभार नहीं देते हैं, और वे अंतरिक्ष में नेविगेट करने की कोशिश करने के बजाय कार्यों को पूरा करने के लिए अपनी ऊर्जा को निर्देशित करने के लिए तुरंत तैयार हैं।
बलों की प्रतिकृति। ब्रेक के लिए कर्मचारियों को समय और स्थान दें। जब हम लंबे समय तक काम पर ध्यान केंद्रित करते हैं, तो बहुत अधिक ऊर्जा खर्च होती है और शरीर तेजी से थक जाता है। हमारे दिमाग वास्तव में आश्चर्यजनक चीजें करते हैं जो हमें ध्यान भटकाने के बिना लंबे समय तक किसी चीज पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देते हैं। इसलिए, इस तरह की गतिविधि के बाद "रिचार्जिंग" बस आवश्यक है। अपनी ऊर्जा को रिचार्ज करने का एक विकल्प यह है कि काम से थोड़ा ब्रेक लेते हुए खिड़की से दृश्य का आनंद लें, और किसी भी कंपनी को यह अवसर प्रदान करना चाहिए। आप अनौपचारिक क्षेत्रों में सहकर्मियों के साथ जलपान या बातचीत करने के लिए पूरे दिन छोटे अवकाश ले सकते हैं। एक या दो लंबे ब्रेक, जैसे जिम जाना या कार्यालय के बाहर चलना, लंबे समय तक काम करने के लिए आवश्यक ऊर्जा को बढ़ावा दे सकता है। इन विकल्पों के साथ कर्मचारियों को प्रदान करना महत्वपूर्ण है ताकि वे एकाग्रता में काम करने के लिए हमेशा सक्रिय रहें।
रूसी कार्यालयों में एकाग्रता की समस्या
हॉवर्थ बिजनेस इंटिरियर्स के निदेशक डेनिस चेरनिचिन ने इस अध्ययन पर अपनी टिप्पणी दी और उन्हें रूसी वास्तविकताओं के साथ संबद्ध किया।
“रूस में खुले स्थानों में एकाग्रता के साथ समस्या पश्चिम की तुलना में कम जरूरी नहीं है। मैं यहां तक कहूंगा कि यह मुद्दा और भी गंभीर है।तथ्य यह है कि, उदाहरण के लिए, अमेरिकी कंपनियां, अधिकांश भाग के लिए, बहुत सावधानी से खुले स्थान पर जा रहे हैं, और इसका उपयोग केवल विशिष्ट डिवीजनों या ज़ोन के लिए करते हैं। रूसी कार्यालयों में, कर्मचारियों की गतिविधियों और उनकी कार्यशैली की बारीकियों को ध्यान में रखते हुए, यह संक्रमण तेज और अधिक सरल हो गया है। इसके अलावा, अक्सर नीरस "बेंच" की कई पंक्तियों में व्यावहारिक रूप से कोई परिसीमन या ध्वनिक बाधाएं नहीं होती हैं। क्यों शोर और अन्य विकर्षण महत्वपूर्ण स्तर तक पहुंच जाते हैं। रूसी कार्यालयों में विचार पर हमारे शोध से इसकी पुष्टि होती है, जिसके परिणामस्वरूप हमें निरंतर पुष्टि मिलती है कि लगभग हर कंपनी में कर्मचारियों की मुख्य शिकायत गोपनीयता की कमी और ध्यान केंद्रित करने में असमर्थता है।
कर्मचारियों को अपने कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए, कार्यक्षेत्र को टीम, व्यक्तिगत और केंद्रित काम के लिए स्पष्ट रूप से परिभाषित क्षेत्र प्रदान करना चाहिए। इन क्षेत्रों में प्रतिस्पर्धा नहीं होनी चाहिए, लेकिन एक दूसरे के पूरक हैं। इस या उस स्थान की अधिक विविधता और उपलब्धता कर्मचारियों को वर्तमान कार्य के लिए सबसे उपयुक्त वातावरण का उपयोग करने में सक्षम बनाती है और उन्हें पड़ोसियों को विचलित नहीं करने देती है, साथ ही साथ खुले स्थान की पंक्तियों को दोहराते हुए उबाऊ नीरसता को दूर करती है, ध्वनिक आराम में सुधार करती है।
और हां, अंतरिक्ष के सही उपयोग पर कर्मचारियों को प्रशिक्षित करना बेहद महत्वपूर्ण है। शुरू से ही बदलाव की प्रक्रिया में लोगों को शामिल करना आवश्यक है, क्योंकि सहकर्मियों के साथ संचार के माध्यम से प्राप्त विचारों को लागू करना बहुत आसान है, और दूसरों को थोपना नहीं है। कंपनियों को एक सुव्यवस्थित परिवर्तन रणनीति, संचार और प्रशिक्षण के माध्यम से नए व्यवहार को सुदृढ़ करने की आवश्यकता है। इस मामले में, वे कर्मचारियों के प्रतिरोध के साथ नहीं मिलेंगे, और नवाचारों की प्रभावशीलता यथासंभव अधिक होगी। हावर्थ अनुसंधान पर आधारित है
